Hvordan avlevere et privatarkiv til MiA?

Museet har utformet rutiner for mottak, som i stor grad følger Spectrum. Spectrum er et prosedyresystem for samlingsforvaltning utarbeidet i England og innført i en rekke land.

MiA – Museene i Akershus vil i løpet av høsten 2016 formelt opprette en inntakskomité. Inntil det tidspunkt vil det være fagansvarlig og avdelingsleder i samråd med kollegaer som avgjør inntak. Prosedyre rundt inntak vil gjøre at det tar litt tid fra man får en henvendelse om mottak til man faktisk kan ta imot materiale. I mellomtiden kan den som skal avlevere materiale få grovordnet arkivet i tråd med de innleveringskravene museet har.

I størst mulig grad bør følgende være gjort:

1. Eierskapet til arkivet må være avklart. Sørg for at eierskapet til arkivet blir overflyttet fra virksomheten til MiA. Er det en bedrift eller organisasjon må man ha et styrevedtak på dette. Materialet bør enten holde den orden det hadde ved nedpakking eller pakkes på en slik måte at materialet blir sikret.

2. Materialet bør grovsorteres i på følgende måte:

• Protokoller (møtebøker), korrespondanse (brev), arrangementer, medlemskap, regnskap, avisutklipp, egne trykksaker osv. Det bør utformes en avleveringsliste. Listen bør settes opp i et excel eller word dokument. Det må inneholde:
• Arkivserie – nummeres og det lages arkivserie for type materiale
• Periode for hver enkelt arkivserie (periode dokumentene gjelder for)
• Merknad – dersom det er spesielle opplysninger som er viktig å overføre fra dere som tidligere eiere til oss.
• Trykksaker som ikke er egenproduserte og regnskapsbilag skal ikke leveres inn.
• MiA tar gjerne imot bilder!
• Gjenstander som er knyttet til arkivet er også viktige.

3. Lag gjerne et notat der du skriver hva arkivet inneholder og hva du vet om historikk og viktige personer og hendelser knyttet til arkivet.

Er du usikker? Ta kontakt med privatarkivansvarlig, konservator NMF Katja Nicolaysen i MiA; katja.nicolaysen@mia.no