Hva gjør MiA med arkiver som kommer inn?

Det er flere trinn som skal gjennomføres når MiA mottar et arkiv.

Steg 1

Det første er å motta det og sørge for at vi får eierskapet til arkivet. Hensikten med det er at vi har langt bedre kontroll over bruk hvis vi har eierskapet til arkivet. Ved deponi vil det bli oppbevart hos oss, men da har vi ikke samme mulighet til å ha kontroll. Derfor ønsker vi helst å overta eierskapet til arkivet. Det skal altså skrives avtaler mellom den som leverer inn materiale og MiA.

Steg 2

Det neste er å se på kvaliteten på materialet. Kanskje har arkivet ligget lagret et fuktig sted? Er det tegn til mugg? Er det skader som vi må ta hensyn til, er det noe av det første vi gjør. Materiale med mugg må behandles. Er det behov for tiltak innenfor konservering vil våre gjenstandskonservatorer bli involvert i prosessen. Videre er det viktig å se på om materialet inneholder ulike type materiale. Dersom arkivet inneholder fotografier involveres fotoavdelingen ved MiA.

Steg 3

Så skal materialet ordnes. Er arkivet stort må det først grovsorteres og så finsorteres. Materialet ordnes etter bestemte prinsipper. Det brukes bokstaver som prinsipp for å antyde hva slags type materiale det er. Disse ordningsprinsippene er felles i Norge. Eksempler:

Bokstav A brukes for møtebøker og protokoller.

Bokstav D og E er saksarkiv

Bokstav P brukes om personforvaltning – eller f eks medlemsregister i en forening.

Boktav R står for rekneskap, mens S står for statistikk.

Materialet er ofte så stort at det blir flere serier under hver bokstav. Innenfor dette legges alt i mapper sortert på tid. 

I prosessen med å ordne arkivet fjernes metall (ringpermer, binderser og stifter) og tape/lim.

Steg 4

Materialet som er ordnet legges i syrefritt papir i mapper. Mappene blir skrevet på med blyant for å notere hva som er i hver. Mappene legges så i syrenøytrale eller syrefrie esker. Det beste er syrefrie esker, men dette er svært kostbart og derfor gjør MiA en vurdering av materiale før man velger type eske. Alle esker får merkelapper.

I denne prosessen legges informasjon om arkivet inn i databaseprogrammet ASTA. Dette er et program som brukes i hele Norge innenfor arkivsektoren. I tillegg vil foto og gjenstander knyttet til arkivet bli registrert i databaseprogrammet Primus som benyttes av de aller fleste museer i Norge for å holde oversikt over samlingene.

Steg 5

Når hele arkivet er ordnet og plassert i magasin blir arkivet publisert på Arkivportalen.no/akershusmuseet. Her vil alle som ønsker det kunne søke opp det enkelte arkiv. MiA har pt ikke anledning til å digitalisere sitt materiale. Derfor må man henvende seg til museet dersom man ønsker å få tilsendt materiale digitalt eller se materiale hos oss. Gjenstander og foto vil bli til gjengeliggjort på Digitalt museum, http://digitaltmuseum.no/.  Har du spørsmål: Ta kontakt med oss. 

Det finnes også gode beskrivelser av bevaring av arkiv under Arkivverkets nettsider, https://arkivverket.no/arkivverket/Arkivbevaring

Har du levert inn materiale og ønsker å bruke dette så har du selvfølgelig tilgang til det! Utover dette vil MiAs ansatte i det enkelte tilfelle vurdere tilgang til materiale. MiA har også materiale som krever særskilt tillatelse pga klausulering.

MiA følger offentlighetsloven, forvaltningsloven, personopplysningsloven og arkivloven og annet relevant lovverk.