Dokumentbehandling har vært i stor endring de siste tiårene som resultat av at IKT har blitt et allment verktøy både i arbeidslivet og privat. Dermed må arkivinstitusjoner i dag ha kompetanse på sikring, bevaring og tilgjengeliggjøring av digitalt skapt arkiv.
Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek (Arbark), Norsk Industriarbeidermuseum (NiA) og MiA-Museene i Akershus etablerte derfor et treårig prosjekt for å øke kompetansen på dette området. Prosjektet innebærer både å kartlegge og samle inn arkiv fra politiske partier på venstresiden. Oppstart var i 2019 og prosjektet ble avsluttet innen utgangen av 2022. Prosjektet ble finansiert av Arkivverkets utviklingsmidler.
Forskningsartikkel: Hvordan sikre samfunnsminnet i en digital tid?
Abstract: Organisasjonsarkiver, som for eksempel fra politiske partier, er sentrale kilder til samfunnshukommelse og historieforståelse. Overgangen mellom analoge og digitale arkiv har vist seg å være utfordrende. Hva har endret seg med denne overgangen? Har endringen påvirket aktørene i avleveringsprosessen?
Artikkelen tar utgangspunkt i en undersøkelse utført av Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek, Museene i Akershus og Norsk industriarbeidermuseum. Den tar for seg den digitale arkivdanningen i politiske partier på venstresiden. Arkivdanning og arkivavlevering forutsetter en samhandlingsprosess mellom mange aktører der tillit er en forutsetning. Artikkelen ser på hvordan tillitsdimensjonene kontroll, kunnskap, usikkerhet, sårbarhet og pålitelighet kan gi arkivarer og arkivdepotinstitusjoner viktig forståelse av digitalt skapt arkiv. Det gjelder på mikroplan mellom mennesker internt i arkivdanningen og mellom giver og arkivar, og på makroplan der systemtillit kommer frem i organisasjoner og i arkivdepotinstitusjoner.
Økt kompetanse på arkivdanning i en frivillig organisasjon vil gjøre arkivarene og arkivdepotinstitusjonene bedre i stand til å bistå med teknologiske hjelpemidler og systemer, men også til å bygge tillit mellom aktørene. Analysen viser behov for veiledning av arkivskapere/-givere og synliggjøring av arkivarens kompetanse.
-
Arbeidssituasjon med pc. Foto: MiA.
Hovedmålet med prosjektet har vært å finne fram til en generell ramme for høsting, sikring og tilgjengeliggjøring av digital dokumentasjon fra medlemsbaserte politiske organisasjoner, basert på en helhetstilnærming innenfor spekteret sentralt/regionalt/lokalt. Prosjektets resultater har overføringsverdi til hele det norske arkivfeltet og bruksverdi for alle typer medlemsbaserte organisasjoner.
Prosjektets delmål er:
- utrede utvalgte partiorganisasjoners digitalt baserte virksomhet og tilhørende elektroniske arkivdanning.
- foreta bevaringsvurderinger og en prioritert utvelgelse av dokumentasjon for arkivering.
- vurdere konkrete handlingsmåter for å kunne høste og sikre prioritert digital dokumentasjon.
- vurdere metodikk for tilgjengeliggjøring av høstet digital dokumentasjon.
Innenfor rammene av samarbeidet mellom de tre arkiv/museumsinstitusjonene, utføres det en helhetsanalyse av partienes virksomhet og arkivdanning, sentralt og regionalt/lokalt. Videre utvikles kunnskap om håndtering av digitale arkiver hos deltakerne i prosjektet. I tillegg kommer uttesting av konkrete bevaring-, overførings- og tilgjengeliggjøringsmetoder for digitalt arkivmateriale i samarbeid med Digitalarkivet.
De to første årene ble brukt til kompetansehevende tiltak innenfor digitalt skapt arkiv samt utforming og gjennomføring av kartleggingen. Deltakerne i prosjektet har testet ut ulike digitale verktøy, deriblant Archivematica, som kan brukes i forbindelse med langtidslagring av elektroniske arkiv. Dette tredje og siste året av prosjektet høstes det nå digitale arkiv fra geografiske Akershus og Telemark for å sikre disse for ettertiden. Disse blir også «piloter» i bevaring og sikring av digitalt skapte arkiv hos MiA.
I kartleggingsdelen av prosjektet er det totalt 24 partier som har deltatt. Det er 11 fra Arbeiderpartiet, 8 fra Sosialistisk Venstreparti og 5 fra Rødt. I Akershus har det deltatt partier fra SV, Rødt og Arbeiderpartiet fra følgende kommuner: Eidsvoll, Bærum, Nordre Follo og Lillestrøm. Partiene har svart på kartleggingen og blitt intervjuet om partienes praksiser i forbindelse med arbeid med arkiv og dokumenter.
Fra januar 2022, og det tredje og siste året av prosjektet, er NiA, MiA og Arbark i gang med innhøsting av elektronisk arkiv. Eidsvoll SV har avlevert sitt elektroniske arkiv og dette er nå ferdig ordnet og sikret for langtidsbevaring. Det er på trappene å få til avtaler med flere partier i nær fremtid. Ta gjerne kontakt om ditt parti er i denne målgruppen og kan tenke seg å delta.
Prosjektet har overføringsverdi til andre frivillige organisasjoner og er derfor viktig for å se hvordan MiA kan jobbe fremover med innhøsting og sikring av digitalt skapte arkiv.
Vedlegg til rapporten kan fås ved henvendelse til katja.nicolaysen@mia.no
Tekst: Katja Nicolaysen, konservator NMF, Museumstjenesten i MiA.
Redigert 19.04.2023